Foire aux questions
Gestion de la recherche
Afin de mieux vous servir et de répondre à vos besoins, le Service de gestion de la recherche (SGR) a rédigé une liste de questions et de réponses afin de vous aider à naviguer dans le monde de gestion de la recherche. Les questions et réponses sont organisées en catégories et un sommaire de celles-ci se trouve ici-bas.
Information générale – Bon à savoir avant que vous ne débutiez!
- Quelle est la différence entre une subvention et un contrat?
- Comment puis-je savoir si je dois contacter le Service de gestion de la recherche (SGR), le service de Valorisation de la recherche et transfert de technologie (VRTT) ou le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS) – tous des ‘bureaux de recherche’?
- Qu’est-ce qu’un formulaire RE et où puis-je le trouver?
- Qu’est-ce qui peut être considéré comme des frais généraux?
Appliquer pour du financement
- Je souhaite appliquer pour du financement. Où commencer?
- Où puis-je obtenir une liste de dates limites importantes pour obtenir du financement?
J'ai reçu un octroi - que dois-je faire maintenant?
- J’ai reçu un(e) subvention/contrat. Quelles sont les étapes requises avant que je puisse accéder à mon financement?
- Comment puis-je savoir si mon compte a été créé?
- J’ai reçu mon numéro de compte. Qui dois-je contacter afin de commencer à utiliser mon financement?
- Une agence m’a octroyé du financement sans qu’une demande de subvention formelle ne soit requise. De ce fait, je n’ai aucune demande à fournir à mon bureau de recherche pour une signature. Que dois-je faire pour réussir à ouvrir un compte pour ma subvention?
Éthiquement parlant
- J’ai un octroi des trois Conseils mais je n’ai pas fait demande pour une évaluation et approbation déontologique. Y a-t-il un temps limite pour activer le compte?
- Quand dois-je appliquer pour une évaluation déontologique?
- J’ai reçu une subvention pour un projet de trois ans et les activités avec des animaux ou avec des matériaux à risques biologiques ne débuteront pas avant la deuxième année. Que dois-je faire pour libérer une partie de mon financement?
- J’ai reçu une subvention pour un projet de cinq ans qui implique la participation d’adolescents. Je sais que j’ai besoin de l’approbation du comité d’éthique mais les participants ne seront pas recrutés ou impliqués dans la recherche avant la deuxième ou troisième année. Que dois-je faire pour libérer une partie de mon financement?
- J’ai présentement un certificat (soit d’éthique, de soins aux animaux ou de risque biologique) pour le projet X. J’ai reçu du financement pour un autre projet très similaire au projet X. Puis-je utiliser le même certificat?
Transférer de l'argent
- Je suis le/la chercheur(e) principal(e) et j’ai besoin de transférer de l'argent à mon co-chercheur d'une autre institution. Que dois-je faire?
- Je suis co-chercheur d’une subvention qui a été octroyée. Le/la chercheur(e) principal(e) est d’une autre institution. Que dois-je faire pour recevoir une partie de la subvention?
- Je suis arrivé à l’Université d’Ottawa et j’ai besoin de transférer du financement existant d’une autre institution. Comment puis-je faire ceci?
- Je quitte l’Université d’Ottawa et j’aimerais transférer mon financement de recherche à ma nouvelle institution. Que dois-je faire?
La gestion des comptes
- Puis-je mettre l’ensemble de mon financement de recherche dans un seul compte?
- Je suis dans RTIS et je remarque que, pour l’un de mes projets, le montant a été octroyé mais aucun compte n’a été activé. Pourquoi?
- Je suis dans RTIS et je remarque que certains montants sont ‘bloqués’ ou à ‘0’ pour les versements à venir. Pourquoi?
- Mon compte sera bientôt fermé, mais il reste de l'argent. Où ira cet argent?
Obtenir une prolongation
- J’ai besoin davantage de temps pour utiliser mon financement. Puis-je obtenir une prolongation sur mon compte et si oui, que dois-je faire?
- J’ai un compte subventionnaire des trois Conseils. Ma période d’une année de prolongation automatique est expirée et j’ai besoin davantage de temps pour utiliser mon financement. Puis-je obtenir une autre prolongation?
Je drois quitter...
- Je veux appliquer pour un congé sabbatique ou de recherche. Que dois-je faire?
- Je détiens du financement de recherche et je suis présentement en congé prolongé. Ce congé aura des conséquences sur ma capacité à conduire des activités de recherche. Que devrais-je faire?
Je suis étudiant(e) au cycle supérieur!
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Information générale – Bon à savoir avant que vous ne débutiez!
Quelle est la différence entre une subvention et un contrat?
Un contrat de recherche est:
- Une entente formelle entre l’Université d’Ottawa et un bailleur de fonds pour apporter du support pour une activité spécifique sous des termes et conditions bien définies.
- Un document qui contient généralement des dispositions liées au travail qui doit être mené, les périodes de temps à travers lesquelles le travail sera effectué, la confidentialité, les droits de propriété, l’exploitation commercial et les droits de licenciement, etc.
- Une entente dans laquelle un individu est légalement engagé à produire des résultats (livrables).
Une subvention de recherche est:
- Un octroi pour lequel du financement est fournis avec l’intention d’encourager les efforts de recherche d’un professeur ou d’autres études effectuées à l’Université d’Ottawa.
- Un octroi pour lequel le financement doit être utilisé exclusivement pour les objectifs décrits dans la demande de subvention.
- Les subventions sont généralement du financement distribué par des conseils subventionnaires fédéraux et d’autres agences philanthropiques sans but lucratifs.
- Du financement est ‘octroyé’ à un chercheur par un bailleur de fonds avec l’attente – mais non la nécessité – que la tâche soit accomplie.
Pour de l’information additionnelle concernant la différence entre un contrat et une subvention de recherche, vous pouvez consulter le document ‘Subvention vs contrat’ sur le site web du Service de gestion de la recherche (SGR). Pour accéder à ce document, cliquez ici.
Comment puis-je savoir si je dois contacter le Service de gestion de la recherche (SGR), le service de Valorisation de la recherche et transfert de technologie (VRTT) ou le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS) – tous des ‘bureaux de recherche’?
- Questions concernant un contrat?
- Contactez le service de Valorisation de la recherche et transfert de technologie (VRTT)
- Téléphone: 613-562-5399; courriel: vrtt@uOttawa.ca
- Questions concernant une subvention (d’une agence interne autant qu’externe)?
- Contactez le Service de gestion de la recherche (SGR)
- Téléphone: 613-562-5841; courriel: recherche_sgr-research_rms@uottawa.ca
- Questions concernant un fond de la Fondation canadienne pour l’innovation (FCI)?
- Contactez le Bureau des Initiatives de développement stratégique (IDS)
- Téléphone: 613-562-527
- Vous pouvez également consulter le document intitulé ‘Vue d’ensemble - Rôles et responsabilités parmi les unités opérantes OVPR’ (anglais seulement) disponible sur le site web du Service de gestion de la recherche pour en apprendre davantage à propos des rôles des différents bureaux de recherche. Pour accéder à ce document, cliquez ici.
- Si vous êtes encore incertain quant à quel bureau de recherche est responsable de votre dossier, veuillez simplement contacter un des bureaux ci-haut et nous vous dirigerons vers l’unité responsable.
Qu’est-ce qu’un formulaire RE et où puis-je le trouver?
- Le formulaire RE est un formulaire universitaire interne requis pour chaque subvention et/ou contrat de recherche. Ce formulaire est obligatoire pour tous projets de recherche et est organisé de façon à ce que:
- Les principaux bureaux de recherche de l’Université d’Ottawa soient mis au courant de tous certificats requis (soins aux animaux, risque biologique, éthique) et/ou toutes autres obligations; et
- Les principaux bureaux de recherche de l’Université d’Ottawa reçoivent la confirmation de l’approbation de la part de la faculté (Vice-Doyen, Chaire de Département, etc.) avant d’ouvrir un compte.
- Le formulaire RE est disponible en version électronique à travers le portail InfoWeb de l’Université (https://web3.uottawa.ca/infoweb/logon/fr.html). Le formulaire est aussi disponible en version électronique sur le site web du Service de gestion de la recherche (SGR) à partir de la page principale ainsi que dans la section des formulaires. Cliquez ici pour accéder à cette section.
Qu’est-ce qui peut être considéré comme des frais généraux?
- Les frais généraux concernent les coûts indirects associés à la conduite d’un projet de recherche (ex: chauffage, électricité, support administratif, etc.).
- Les coûts généraux sont applicables à des contrats de recherche et sont négociés sur une base individuelle par le service de Valorisation de la recherche et transfert de technologie (VRTT).
- Veuillez noter que dans la majorité des cas, les frais généraux ne sont pas applicables à des subventions.
Appliquer pour du financement
Je souhaite appliquer pour du financement. Où Commencer?
- Pour commencer, nous suggérons que vous consultiez la ‘Carte routière en recherche’. Pour accéder à ce document, cliquez ici (anglais seulement).
- Vous devriez également contacter le responsable de recherche de votre faculté pour discuter et recevoir certains conseils d’orientation. Pour trouver le responsable de recherche de votre faculté, cliquez ici.
- Vous trouverez également des opportunités de financement intéressantes sur le site web du ‘Community of Science’ (COS). Pour accéder à ce site web, cliquez ici. Le site web contient des liens pour des opportunités de financement interne tel que le Programme de Financement pour le Développement de la Recherche (PFDR) ainsi que des liens vers des agences externes tel que le Conseil de recherche en sciences naturelles et en génie du Canada (CRSNG), le Conseil de recherche en sciences humaines du Canada (CRSH) et les Instituts de recherche en santé du Canada (IRSC).
Où puis-je obtenir une liste de dates limites importantes pour obtenir du financement?
- Premièrement, contactez le responsable de recherche de votre faculté afin de discuter et de recevoir certains conseils d’orientation. Pour trouver le responsable de recherche de votre faculté, cliquez ici.
- Vous pouvez consulter le site web du Service de gestion de la recherche (SGR). Pour consulter les programmes internes et les dates limites, cliquez ici.
- Vous pouvez visiter le site web du SGR plus fréquemment – Des messages et dates limites importantes sont toujours affichées sur notre page principale.
- Vous pouvez également consulter la base de données du ‘Community of Science’ (COS). Cliquez ici pour accéder à la base de données COS.
J'ai reçu un octroi - que dois-je faire maintenant?
J’ai reçu un(e) subvention/contrat. Quelles sont les étapes requises avant que je puisse accéder à mon financement?
- Le bureau de recherche (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS) doit avoir reçu (si non vous devez vous assurer que les documents sont transmis au bureau approprié) les documents suivants avant qu’un compte ne puisse être ouvert:
- Une copie de la demande complète et tout autre documentation d’appui (contrats = VRTT, subventions = SGR, FCI = IDS) avec un formulaire RE signé (pour accéder au formulaire RE, cliquez ici).
- Une copie de l’avis de décision (NOD) de la part de l’agence subventionnaire.
- Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins aux animaux, risque biologique et/ou éthique).
- Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier et ouvrira un compte avec le Service des finances.
Comment puis-je savoir si mon compte a été créé?
- Vous recevrez un courriel de confirmation avec un ‘Avis de décision’ officiel de la part du Service de gestion de la recherche (SGR) vous informant que votre compte a été créé en vous fournissant un numéro de compte. Habituellement, le compte est créé de 24 à 48 heures suivant la réception de l’Avis de décision (NOD) par le SGR de la part de l’agence, à moins que certaines informations ne soient manquantes ou si vous devez combler certaines obligations avant la création de votre compte (ex: soumission/approbation éthique). Même si votre compte n’est pas créé, le SGR vous enverra un courriel pour vous informer que le compte peut seulement être créé lorsque vous aurez rencontré les obligations.
J’ai reçu mon numéro de compte. Qui dois-je contacter afin de commencer à utiliser mon financement?
- Une fois que vous avez obtenu votre numéro de compte, contactez l’agent administratif de votre faculté/département pour commencer à accéder votre financement. Il/Elle pourrait ne pas avoir reçu l’information (numéro de compte et l’Avis de décision de l’agence). Vous pourriez conséquemment être demandé de lui fournir ces documents.
- Veuillez noter que toute information concernant votre portefeuille de recherche en fait de subventions/contrats est disponible à travers la base de données corporative de l’Université (RTIS) dans le portail InfoWeb (https://web3.uottawa.ca/infoweb/logon/fr.html).
- Vous devriez également vous assurer de lire les rôles et responsabilités du chercheur concernant la gestion des fonds de recherche, retrouvé dans le Guide du chercheur. Cliquez ici pour accéder au Guide du chercheur.
- Vous devriez également vous assurer de consulter la section ‘Gestion des subventions’ du site web du Service de gestion de la recherche (SGR) qui fourni de l’information importante et essentielle sur la gestion de recherche et de projet. Cliquez ici pour accéder au site web du SGR .
Une agence m’a octroyé du financement sans qu’une demande de subvention formelle ne soit requise. De ce fait, je n’ai aucune demande à fournir à mon bureau de recherche pour une signature. Que dois-je faire pour réussir à ouvrir un compte pour ma subvention?
- Afin d’ouvrir un compte, vous devrez fournir au bureau de recherche (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS) toute correspondance/documentation pertinente associée à l’octroi:
- Une copie du formulaire RE signé (pour accéder à ce formulaire, cliquez ici).
- Une copie de l’Avis de décision (NOD) de l’agence subventionnaire ou toute autre documentation confirmant l’octroi.
- Toute documentation pertinente décrivant le projet et tous termes et conditions liés à l’octroi.
- Une copie de tous certificats requis pour le projet (soins aux animaux, risque biologique et/ou éthique).
- Une fois que cette information a été obtenue, le bureau de recherche responsable de votre dossier révisera et analysera votre dossier, déterminera le type d’octroi (contrat vs subvention) et procèdera à l’ouverture du type de compte approprié pour votre octroi.
Éthiquement parlant
J’ai un octroi d’un des trois conseils subventionnaires fédéraux (CRSNG/CRSH/IRSC), mais je n’ai pas fait demande pour une évaluation et approbation déontologique. Y a-t-il un temps limite pour activer le compte?
- D’après le Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales des trois conseils, il est requis d’obtenir l’approbation déontologique appropriée à l’intérieur des 6 mois suivant la date d’octroi, sans quoi, l’agence pourrait considérer que la condition de l’octroi n’a pas été remplie et pourrait redistribuer le financement. Cliquez ici pour accéder au Protocole d’entente.
Quand dois-je appliquer pour une évaluation déontologique?
- Si votre recherche implique la participation de sujets humains ou d’animaux, vous devez soumettre et recevoir l’approbation avant tout contact avec les participants ou avant l’acquisition d’animaux.
- Un Certificat d’utilisation de matériel biologique dangereux (CUMBD) doit être émis pour tout travail impliquant des cellules mammifères, virus, bactéries, biotoxines, DNA recombinée et autres matériaux à risque biologique potentiel.
- Pour plus d’information, veuillez visiter la section ‘La conduite responsable de recherche’ du site web du Service de gestion de la recherche (SGR). Cliquez ici pour y accéder.
- Note: Si vous avez une subvention des trois Conseils (IRSC, CRSNG, CRSH), suivant le Protocole d’entente sur les rôles et responsabilités en matière de gestion des subventions et des bourses fédérales des trois conseils, il vous est requis d’obtenir l’approbation éthique appropriée à l’intérieur des 6 mois suivant la date de l’octroi, sans quoi, l’agence pourrait considérer que la condition de l’octroi n’a pas été remplie et pourrait redistribuer le financement. Cliquez ici pour accéder au Protocole d’entente.
J’ai reçu une subvention pour un projet de trois ans et les activités avec des animaux ou avec des matériaux à risques biologiques ne débuteront pas avant la deuxième année. Que dois-je faire pour faire libérer une partie de mon financement?
- Vous devez informer le bureau de recherche responsable de votre dossier (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS) et le comité approprié (soit le comité des soins aux animaux ou le comité de biosécurité) par écrit que les activités avec les animaux et/ou matériaux à risque biologique ne débutera pas avant une date ultérieure. Pour plus d’information, veuillez consulter la section ‘La conduite responsable de recherche’ du site web du Service de gestion de la recherche (SGR). Cliquez ici pour y accéder.
- Veuillez noter que les animaux et/ou les matériaux à risque biologique peuvent seulement être acquis et le travail peut seulement débuter après que l’approbation de la proposition du projet ait été approuvée par le Comité de protection des animaux (CPA) ou le Comité de biosécurité.
J’ai reçu une subvention pour un projet de cinq ans qui implique la participation d’adolescents. Je sais que j’ai besoin de l’approbation du comité d’éthique mais les participants ne seront pas recrutés ou impliqués dans la recherche avant la deuxième ou troisième année. Que dois-je faire afin de libérer une partie de mon financement?
- Le Comité d’éthique de la recherche (CÉR) de l’Université d’Ottawa peut accorder une autorisation temporaire permettant la libération de financement suffisant à l’accomplissement de tout travail avant-projet avec la compréhension qu’une attestation d’approbation déontologique complète devra être émise par un CÉR avant que le chercheur entame tout travail avec des êtres humains.
- Afin d’obtenir une telle autorisation, les chercheurs doivent remplir, signer et soumettre une « Demande d’autorisation préliminaire de libération de fonds de recherche » (1b) avec tout autre document supplémentaire requis au Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche. Cliquez ici pour accéder au formulaire 1b.
- Pour plus d’information, veuillez visiter le site web du Bureau d’éthique et d’intégrité de la recherche: http://www.recherche.uottawa.ca/deontologie/index.html
J’ai présentement un certificat (soit d’éthique, de soins aux animaux ou de risque biologique) pour le projet X. J’ai reçu du financement pour un autre projet très similaire au projet X. Puis-je utiliser le même certificat?
- Lorsque vous recevez du nouveau financement, vous devez toujours confirmer avec le comité qui vous a donné l’approbation (éthique, soins aux animaux ou biosécurité) pour spécifier la pertinence et l’éligibilité de votre certificat courant en relation avec votre projet nouvellement financé.
- Pour plus d’information, veuillez visiter la section ‘La conduit responsable de recherche’ du site web du Service de gestion de la recherche. Cliquez ici pour y accéder.
Transférer de l'argent
Je suis le/la chercheur(e) principal(e) et j’ai besoin de transférer de l’argent à mon co-chercheur d’une autre institution. Que dois-je faire?
- Vous devez contacter le bureau de recherche qui est responsable de votre projet (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS).
- Si vous êtes incertain de qui s’occupe de votre dossier, référez-vous à la confirmation par courriel que vous avez reçu vous donnant accès à vos fonds.
- Voici l’information que vous devrez fournir:
- Le nom du co-chercheur;
- L’institution collaboratrice;
- Le montant à transférer pour l’année courante;
- Le FOAP (numéro de compte);
- Les projections budgétaires proposées pour l’année; et
- Les livrables pour l’année.
- Le bureau de recherche responsable de votre dossier fera une ébauche d’une entente de transfert entre l’Université d’Ottawa et l’université/hôpital de votre co-chercheur. Cette entente devra être signée par tous les partis avant que du financement puisse être transféré.
- Pour plus d’information sur les transferts interinstitutionnels, cliquez ici.
Je suis co-chercheur d’une subvention qui a été octroyée. Le/la chercheur(e) principal(e) est d’une autre institution. Que dois-je faire pour recevoir une partie de la subvention?
- Il est important de noter que le chercheur principal doit initier le processus de transfert avec les gestionnaires de recherche de son institution.
- Afin que vous receviez du financement de la part d’un chercheur principal d’une autre université, vous devez fournir les documents suivants au bureau de recherche responsable de votre dossier (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS):
- Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises (pour accéder au formulaire RE, cliquez ici);
- Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour;
- Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire; et
- Tout certificat requis pour le projet.
- Une fois que chacun de ces documents a été fourni, le bureau de recherche responsable de votre dossier signera une entente avec le service responsable de l’université collaboratrice et ouvrira un compte pour votre projet une fois que l’entente ait été signée.
- Pour plus d’information sur les transferts interinstitutionnels, cliquez ici.
Je suis arrivé à l’Université d’Ottawa et j’ai besoin de transférer du financement existant d’une autre institution. Comment puis-je faire ceci?
- Vous devez informer l’agence et/ou le bailleur de fonds que vous prévoyez transférer du financement à l’Université d’Ottawa.
- Vous devez fournir la documentation suivante au bureau de recherche responsable de votre dossier (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS):
- Un formulaire RE complété avec toutes les signatures requises (pour accéder au formulaire RE, cliquez ici);
- Une copie de la demande faite par le chercheur principal à l’université collaboratrice en plus d’un budget mis à jour;
- Une copie de l’Avis de décision de la part de l’agence subventionnaire;
- Tout certificat requis pour le projet;
- Une copie du rapport financier le plus récent qui a été soumis à l’agence; et
- Une liste de toutes obligations restantes à votre ancienne institution (si vous aviez du financement d’une agence des trois Conseils, vous devrez compléter le formulaire F303. Cliquez ici pour accéder à ce formulaire).
- Le bureau de recherche responsable de votre dossier coordonnera le transfert de fonds avec l’agence et l’institution collaboratrice.
Je quitte l’Université d’Ottawa et j’aimerais transférer mon financement de recherche à ma nouvelle institution. Que dois-je faire?
- Vous devez informer le Service de gestion de la recherche (SGR) de votre départ et l’agence et/ou commanditaire que vous planifiez transférer des fonds de l’Université d’Ottawa vers une autre institution.
- Le SGR révisera votre compte et fournira toutes instructions nécessaires.
- Au minimum, il vous sera demandé de fournir une liste de toutes obligations restantes à l’Université d’Ottawa (si vous aviez du financement d’une agence des trois Conseils, vous devrez compléter le formulaire F303. Cliquez ici pour accéder à ce formulaire).
- Via le SGR, l’Université d’Ottawa produira et soumettra un état financier à l’agence et à l’autre institution.
- Vous devrez aussi fournir de l’information et/ou de la documentation à l’autre institution. Veuillez consulter le bureau de recherche de votre nouvelle institution pour plus de détails.
La gestion des comptes
Puis-je mettre l’ensemble de mon financement de recherche dans un seul compte?
- Dans la majorité des cas, vous ne pouvez pas mettre tout votre financement de recherche dans un compte.
- Voici les raisons primaires:
- Le financement d’une agence (qui est de l'argent ''public'') est alloué à un projet spécifique, pour un but spécifique et à partir de projections budgétaires soumises.
- Vous ne pouvez pas mélanger le financement d’une source interne avec le financement d’une source externe (argent ''public'').
- Différentes agences ont différentes règles et régulations.
- Les agences requièrent des rapports financiers séparés.
Je suis dans RTIS et je remarque que, pour l’un de mes projets, le montant a été octroyé mais aucun compte n’a été activé. Pourquoi?
- Si vous avez reçu un octroi mais qu’aucun compte ne se trouve dans RTIS, ceci pourrait s’expliquer par les deux raisons suivantes:
- Vous devez soumettre un certificat (éthique, soins aux animaux et/ou risque biologique) au bureau de recherche responsable de votre dossier (Service de gestion de la recherche – SGR, Valorisation de la recherche et transfert de technologie – VRTT, et le Bureau des Initiatives de développement stratégique – IDS); et/ou
- L’agence de financement pourrait retenir la subvention en raison d’information manquante.
Je suis dans RTIS et je remarque que certains montants sont ‘bloqués’ ou à ‘0’ pour les versements à venir. Pourquoi?
- Si des montants dans RTIS semblent être ‘bloqués’ ou à ‘0’, ceci indique qu’une condition doit être rencontrée avant la libération de ce financement. Il se pourrait que vous ayez besoin de:
- Fournir un nouveau certificat, ou un certificat renouvelé (éthique, soins aux animaux, risque biologique); et/ou
- Soumettre un rapport de progrès à l’agence.
Mon compte sera bientôt fermé, mais il reste de l'argent. Où ira cet argent?
- L’endroit où ira l’argent dépend du type de votre compte:
- Contrat à prix remboursable: Il ne devrait pas y avoir d'argent restant dans un contrat à prix remboursable.
- Contrat à prix fixe: Une fois que toutes les vérifications ont été complétées par le Service de gestion de la recherche (SGR), ex: les livrables ont été rencontrés par le chercheur, l’université a reçue tous les paiements, une analyse du compte a été effectuée afin de s’assurer que toutes les factures ont été traitées, etc., l'argent résiduel sera transféré dans le compte général de recherche du chercheur par le SGR et le Service des Finances.
- Subvention des trois Conseils: Pour la plupart des programmes, les fonds résiduels sont transférés au fond général de recherche de l’Université d’Ottawa afin d’être réinvestis dans des programmes internes. Pour voir une liste des programmes internes, cliquez ici.
- Vous pouvez consulter la section ‘Procédures’ du site web du SGR afin d’obtenir des instructions détaillées concernant la fermeture de compte à l’Université d’Ottawa. Afin d’accéder à cette section, cliquez ici.
Obtenir une prolongation
J’ai besoin davantage de temps pour utiliser mon financement. Puis-je obtenir une prolongation sur mon compte et si oui, que dois-je faire?
- Toutes demandes de prolongation (interne et/ou externe) doivent être émises au moins 6 mois avant la date de fin du projet.
- IRSC, CRSNG et CRSH
- Dans certains cas, une année de prolongation automatique est permise pour les subventions des IRSC et pour certains programmes subventionnaires du CRSNG et du CRSH. Cliquez ici pour consulter une liste de subventions qui sont octroyées avec une année de prolongation automatique et une liste de subventions pour lesquelles le chercheur doit faire demande avant la date de fin de l’octroi.
- Autres subventions externes
- Vous devez soumettre une demande pour approbation auprès des bailleurs de fonds.
- Une fois obtenue, il vous est nécessaire de soumettre une approbation de l’agence par écrit au Service de gestion de la recherche (SGR) de façon à prolonger la date de fin d’un compte.
- Subventions internes
- Vous devez soumettre une demande par écrit au bureau de recherche responsable de votre dossier (ex: Service de gestion de la recherche – SGR, faculté, Bureau des chaires de recherche, Centres et Octrois, etc.) pour demander une prolongation de la date de fin d’un compte. Le bureau de recherche en question confirmera le type d’information nécessaire afin de réviser votre demande mais, au minimum, vous aurez besoin de:
- Fournir une explication détaillée (raisons spécifiques) expliquant pourquoi une prolongation est nécessaire.
- Vous devez soumettre une demande par écrit au bureau de recherche responsable de votre dossier (ex: Service de gestion de la recherche – SGR, faculté, Bureau des chaires de recherche, Centres et Octrois, etc.) pour demander une prolongation de la date de fin d’un compte. Le bureau de recherche en question confirmera le type d’information nécessaire afin de réviser votre demande mais, au minimum, vous aurez besoin de:
J’ai un compte subventionnaire des trois Conseils. Ma période d’une année de prolongation automatique est expirée et j’ai besoin davantage de temps pour utiliser mon financement. Puis-je obtenir une autre prolongation?
- Une prolongation additionnelle sera prise en considération seulement dans le cas d’absences prolongées durant la période subventionnaire ou en raison de délais incontrôlables concernant les activités de recherche. Cliquez ici pour de l’information additionnelle quant aux prolongations subventionnaires des trois Conseils.
- Si les règlements des trois Conseils ne permettent pas une prolongation additionnelle, sous certaines circonstances exceptionnelles, le Service de gestion de la recherche (SGR) pourrait permettre une période de prolongation ‘spéciale’ d’une (1) année. Veuillez contacter le SGR par courriel: recherche_sgr-research_rms@uottawa.ca ou par téléphone: 613.562.5841 afin d’en discuter.
Je dois quitter...
Je veux appliquer pour un congé sabbatique ou de recherche. Que dois-je faire?
- Pour accéder à la documentation complète sur les congés sabbatiques et de recherche, veuillez cliquer ici.
- Bref, vous devrez:
- Compléter le formulaire RE et le faire signer par le Chaire du département ou le Directeur en plus du Doyen de la faculté (vous devez également signer le formulaire). Afin d’accéder au formulaire RE, cliquez ici.
- Fournir une description d’un projet de recherche spécifique justifiant les dépenses de recherche proposées avec la demande (cette description devrait être assez claire pour permettre une évaluation par l’École des études supérieures ou la Recherche).
- Inclure un court CV (format OCGS).
- Envoyer une demande complète au Service de gestion de la recherche (SGR).
- Votre demande doit être soumise trois mois avant la date de début du congé sabbatique ou congé de recherche dûment approuvé.
Je détiens du financement de recherche et je suis présentement en congé prolongé. Ce congé aura des conséquences sur ma capacité à conduire des activités de recherche. Que devrais-je faire?
- Lorsque vous devez faire face à une telle situation, il est important de contacter le Service de gestion de la recherche (SGR) le plus tôt possible afin de discuter des impacts potentiels que le congé prolongé aura sur votre projet et votre financement et pour discuter de solutions possibles (ex: report de la subvention).
Je suis étudiant(e) au cycle supérieur!
Je suis étudiant(e) au cycle supérieur et un octroi d’étudiant(e) de cycle supérieur externe m’a été donné avec un salaire et une allocation de recherche/voyagement. Comment puis-je être payé?
- Dépendant de l’agence et du type de programme, la gestion de cet octroi pourrait varier. Veuillez contacter le Service de gestion de la recherche (SGR) pour discuter de votre situation particulière :
- Courriel: recherche_sgr-research_rms@uottawa.ca
- Téléphone: 613.562.5841
