Administration financière continue
Modifications au budget
Pour les subventions, tout changement entre 5% et 10% du total de chaque
centre de dépense à l'intérieur du centre de responsabilité
ne requiert généralement pas d'approbation externe. Cependant,
tout changement de plus de 10% du compte de dépense budgétaire
à l'intérieur d'un centre de responsabilité doit
être soumis et approuvé par le Service de gestion de la recherche qui prendra les mesures nécessaires
afin de compléter les modifications.
Transfert des dépenses et corrections d'erreurs
Lorsqu'une dépense n'a pas été débitée
au bon compte ou centre de responsabilité, une écriture
de journal doit être effectuée par l'agent d'administration
responsable ou toute autre personne autorisée afin de corriger
la situation.
Les écritures de journal sont enregistrées au système
FORM et un code d'utilisateur est nécessaire pour y accéder.
Les transactions FORM sont approuvées par le Service des finances
et sont reportées au grand livre lors des mises à jour du
système financier Smartstream (les mardis, jeudis et vendredis
soirs).
Les écritures de journal sont aussi utilisées pour enregistrer
les ventes internes, les services de reprographie, les frais de poste,
etc. Vous devez ainsi communiquer le centre de responsabilité du
projet concerné lorsque vous achetez des biens ou services de ces
unités.
Devise étrangère
De plus en plus, des agences et compagnies à l'extérieur
du Canada négocient des contrats de recherche ou allouent des octrois
de recherche à l'Université.
Règle générale, un estimé des revenus de
la première année est calculé selon le taux de change
en vigueur et crédité au centre de responsabilité.
Des ajustements à la hausse ou à la baisse sont ensuite
effectués par le Service des finances à mesure que les paiements
sont reçus de l'agence. On tente ainsi d'éviter tout excédent
ou perte de change.
Prêts sur le prochain versement
Lorsqu'un chercheur peut démontrer que des dépenses additionnelles
sont nécessaires à la continuation de la recherche, des
prêts sur le prochain versement peuvent être permis.
De façon à obtenir un prêt qui permette une opération
normale lorsque les engagements à une subvention de recherche excèdent
la balance des fonds disponibles, le chercheur:
- Doit obtenir l'approbation du directeur ou de la directrice du département;
- Doit obtenir l'approbation du doyen ou de la doyenne de la faculté; et
- Doit obtenir l'approbation du Service de gestion de la recherche en soumettant le formulaire "Demande de prêt sur le prochain versement".
Toutes les demandes d'approbation pour des dépenses additionnelles doivent être justifiées et accompagnées d'un plan d'action visant à rétablir le solde positif du centre le plus vite possible.
Un chercheur demandant l'autorisation de dépenser au-delà de ses moyens est entièrement responsable des engagements relatifs à la subvention de recherche.
Centres déficitaires
Comment l'expliquer
Un dispositif de sécurité existe dans le système
financier Smartstream et dans le module FORM-écritures de journal.
Les transactions d'achat et d'écritures de journal dans des centres
où les fonds ne sont pas disponibles sont alors bloquées
automatiquement par le système.
Il est toutefois possible, par exception, d'approuver une transaction;
l'administrateur responsable doit alors fournir des arguments justifiables
au Service des finances.
Cependant, une telle sécurité n'existe pas pour les transactions
relatives à la paye. Si un engagement salarial cause un déficit
dans un centre, le chercheur doit rembourser ce manque à gagner
ou indiquer clairement, par écrit, comment il compte financer cette
dépense salariale.
Afin d'éviter des problèmes, il est essentiel que vous vous
assuriez que les fonds sont disponibles ou le seront sous peu lors
de l'embauche d'assistants de recherche.
Responsabilité du chercheur
Tel que mentionné dans l'énoncé de responsabilités
du chercheur et au règlement
no.85 (section 12), le chercheur principal est responsable des dépassements
de crédit (déficits) dans ses projets de recherche.
Un rapport mensuel des nouveaux centres déficitaires est envoyé
à tous les administrateurs concernés dans les départements.
Le secteur recherche et fiducie envoie aussi une note de service où
on demande de corriger la situation ou de les informer par écrit
de la façon et du moment du remboursement du déficit.
Si le chercheur ne peut rembourser à court terme un déficit
accumulé, il devra soumettre à sa faculté, au Service de gestion de la recherche et au Service des finances
un plan de redressement précisant comment il entend corriger la
situation.
Centres avec surplus
Idéalement, le chercheur devrait s'assurer d'avoir dépensé
toutes les sommes allouées pour son projet à la date de
fin établie.
Certaines agences sont conscientes qu'il est parfois difficile de tout
coordonner pour la date de fin du projet et elles accordent une période
de temps qui permet aux chercheurs et aux administrateurs de finaliser
les transactions; tous les organismes n'accordent pas nécessairement
ce sursis.
Si vous jugez qu'il sera impossible de respecter l'échéance
fixée au moment de l'octroi, vous devrez demander par écrit
à l'agence une prolongation en exposant brièvement les raisons
de votre requête. Leur réponse écrite devra être
communiquée au Service de gestion de la recherche
qui avisera à son tour le Service des finances si la date de fin
doit être modifiée au système.
Il peut arriver que vous n'ayez pas eu besoin de la somme totale allouée
pour votre projet et qu'un solde doive être retourné. Un
agent de la section recherche et fiducie du Service des finances communique
avec l'administrateur responsable du département concerné
et s'assure que le chercheur autorise le remboursement avant de retourner
tout excédent.
