Délégué l’autorisation de signature
Souvent, il est nécessaire de déléguer l’autorité de signature afin de faciliter le progrès d’un projet de recherche. Cette section définit les principes, règlements et procédures en ce qui concerne la délégation d’autorité de signature. Un lien vers le formulaire de délégation d’autorité de signature est inclut dans cette section.
Principes généraux
- La délégation est inadmissible si elle est exclue du cadre des politiques universitaires ou des conditions du commanditaire.
- Seul le détenteur du compte peut autoriser la délégation. La délégation doit être écrite et correctement documentée.
- L'autorisation d'approuver des transactions peut seulement être déléguée au personnel possédant les compétences et les connaissances nécessaires pour l'exercice effectif de l'autorité.
- Le détenteur du compte peut déléguer la responsabilité d'autoriser certaines dépenses ; cependant, le détenteur du compte ne peut pas déléguer la responsabilité pour la gestion des fonds du projet. Le chercheur principal et le détenteur du compte sont entièrement responsables de la conduite de la recherche, de la conformité aux politiques du commanditaire, et de la gestion financière des fonds.
- Des procédures efficaces pour la revue et l'approbation des actions du délégué doivent être mises en place et appliquées.
- Un délégué ne peut pas déléguer l'autorité de signature à de tierces personnes.
Responsabilités du détenteur du compte
- Le détenteur du compte s'assure que la délégation de l'autorité de signature est communiquée et confirmée par écrit. La signature du formulaire de délégation de l’autorité de signature est obligatoire afin d'assurer que les responsabilités du délégué soient effectuées efficacement.
- Supervise les personnes à qui l'autorité de signature a été déléguée et met en place un moyen de contrôle et de vérification des dépenses encourues, par exemple, la vérification du rapport mensuel.
- Le détenteur du compte ne peut pas déléguer la signature des rapports financiers.
- Un délégué ne peut pas autoriser les dépenses pour lesquelles il est le bénéficiaire (par exemple, le chercheur principal doit signer pour le paiement des dépenses encourues par le délégué) ou pour des dépenses pouvant être perçues comme étant avantageuses à son égard. Le détenteur du compte doit donc autoriser de tels déboursements.
Responsabilités de la faculté / département
La faculté / département (selon le cas) doit s'assurer que les délégations d’autorité de signature sont correctement transmises et confirmées par écrit, que les dossiers soient maintenus et que chaque délégation d'autorité se conforme aux politiques du commanditaire et de l’université.
- Documente la délégation de l'autorité en s’assurant que le Formulaire de délégation de l'autorité de signature est dûment complété
- Obtient l’assurance qu'il n'y ait aucune objection à la délégation d'autorité de signature dans le contrat et que la délégation de l'autorité de signature est implantée proprement.
- Maintient à jour la documentation pour la délégation d'autorité de signature.
- Identifie une personne au département ou à la faculté, pour mettre en place et pour gérer le processus de délégation.
- Assure la mise en place d’un processus de vérification afin de gérer et de communiquer les responsabilités liées à la délégation de signature aux partis concernés.
- Confirme que la signature pour l'autorisation des transactions est celle du chercheur principal ou d'un délégué autorisé. Cette confirmation peut-être effectuée sur une base de tests ou sporadiquement.
- Étudie les transactions peu communes et prend les mesures appropriées en cas de besoin. Informe les personnes appropriées ou les services lors des situations peu communes (services financiers, SGR, VRTT, etc.).
- Transmet les transactions tombant en dehors de l’autorité administrative à l’autorité appropriée.
