Compte de recherche à l’Université d’Ottawa (FOAP)
Qu’est ce qu’un FOAP (centre de responsabilité)
Centre de responsabilité
Un centre de responsabilité est un compte en fiducie identifié par un numéro unique assigné à chacun des projets de recherche par le Service des finances. Toutes les dépenses reliées à un projet de recherche sont rapportées à un compte de dépenses à l'intérieur du centre de responsabilité.
Compte de dépenses
Un compte de dépenses indique chaque type de transaction ayant lieu à l'intérieur d'un centre de responsabilité. Des numéros de comptes de dépenses individuels existent pour des items tels que les salaires, l'équipement, le matériel et les fournitures, le déplacement, etc.
Comment activer un FOAP?
En général, un centre de responsabilité indépendant est ouvert par le Service des finances pour tout contrat ou subvention. Les comptes de dépenses sont activés selon les spécifications budgétaires. L'ouverture d'un centre de responsabilités est autorisée par le Service de Gestion de la Recherche suivant le consentement de l'agence. Une fois un centre de responsabilité assigné, un avis de décision/confirmation électronique est envoyé au chercheur ainsi qu'à l'administrateur facultaire ou du département.
Imputer de dépenses
Admissibilité des dépenses
Le montant accordé par subvention ou contrat dépend de l’estimation des dépenses de recherche faite par le chercheur. Les fonds doivent servir uniquement à défrayer les dépenses encourues dans le cadre de la recherche et ne peuvent servir à la construction ou rénovation des locaux, à l’achat de mobilier de laboratoire ou à d’autres installations permanentes normalement fournies par l’Université, à moins que ces coûts ne soient spécifiquement inclus dans le budget approuvé.
Salaires
Pour embaucher des assistants de recherche, le chercheur doit remplir le formulaire approprié, selon le processus établi. Le formulaire est remis au service des ressources humaines qui initie le salaire et les avantages sociaux au centre de responsabilité pour une période de 12 mois ou jusqu’à la fin de l’année financière.
Veuillez consulter votre faculté afin de connaître les détails du processus d’embauche ainsi que la convention collective en rigueur
À NOTER: vous devez vous assurer d'avoir les fonds
nécessaires afin de couvrir le salaire et les avantages sociaux
d'un employé avant de l'embaucher.
Dépenses de voyage
Si vous prévoyez un voyage de recherche, vous devez aviser le doyen associé à la recherche au moins 20 jours avant la date de départ prévue (article 28.4.6.4 de la convention collective). Une approbation écrite est requise du doyen ou doyen associé à la recherche, selon les exigences de la faculté.
Pour certaines situations particulières, une avance de voyage sera disponible. Une demande d’avance de frais de voyage, formulaire « A-», doit être remise au moins 15 jours avant le départ.
Dans les dix jours qui suivent le retour, Une demande de remboursement de frais de voyage, formulaire « R-» doit être complété et remise à votre agent administratif dans les 10 jours qui suivent, ainsi que toutes pièces justificatives originales. Les formulaires "A-" et "R-" sont disponibles à votre département ou faculté.
Veuillez noter que vous ne pourrez obtenir d'avance de voyage si vous n'avez pas encore justifié une avance de voyage antérieure en complétant un formulaire de remboursement de frais de voyage.
Pour plus de détails, veuillez consulter le règlement no.21 du Manuel des règlements et méthodes de l'Université d'Ottawa.
Renvoi à la procédure de gestion du
matériel
Approvisionnements et services ont l’entière responsabilité d’approvisionner l’Université et est le seul service mandaté par l’Université pour qualifier les fournisseurs. Il faut donc vérifier auprès de ce service avant d’entreprendre le processus d’achat afin d’assurer que le fournisseur choisi est pré qualifié et répond aux normes établies par le Service d’approvisionnements et services.
De plus Approvisionnements et services est le seul organisme qui possède le mandat de négocier les contrats d’achats au nom de l’Université. Pour plus d’information sur les règlements et méthodes d’achat, veuillez vous référer au site Internet d’Approvisionnements et services : http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/.
Autres dépenses
Il existe deux systèmes d’achat à l’Université; le système décentralisé avec ses 350 acheteurs et le système centralisé. L’organisation et le fonctionnement de ces deux systèmes d’achat relèvent complètement de la responsabilité du directeur d’Approvisionnements et services.
Le système d’achat décentralisé est le système par lequel le directeur d’Approvisionnements et services délègue une partie de ses prérogatives aux acheteurs décentralisés désignés par la faculté ou les services pour les dépenses inférieures à 5 000$. Le système de dépense centralisé se charge des transactions supérieures à 5 000$ et de certains produits et services qui ne sont pas décentralisés. Ces
achats sont effectués exclusivement par le personnel d'Approvisionnements
et services.
Dépenses inférieures à 5 000$
Tout achat inférieur à un montant de 5 000$ est effectué par le biais du système décentralisé de l’Université d’Ottawa. Veuillez consulter votre département ou faculté quant à la procédure spécifique en matière de dépenses inférieures à 5 000$
Dépenses supérieures à 5 000$
Tout achat supérieur à un montant de 5 000$ nécessite l’approbation du personnel d’Approvisionnement et services. Veuillez consulter votre département ou faculté quant à la procédure spécifique en matière de dépenses supérieures à 5 000$
Pour tout achat supérieur à 125 000$, le directeur devra
solliciter la confirmation de la décision auprès du comité
d'administration (règlement 36 du Manuel des règlements
et méthodes de l'Université d'Ottawa).
Prière de contacter Approvisionnement et services / Secteur Recherche http://www.ressourcesfinancieres.uottawa.ca/role-resp/mms/mms-fr.php afin d'obtenir de l'aide pour effectuer vos achats liés à la recherche.
