Information générale
L’université d’Ottawa a accueilli en août 2011, l’équipe de suivi des trois conseils (CRSNG/CRSH/IRSC). Durant la visite des trois conseils, les agences ont présenté une session d’information sur l’utilisation des subventions. Afin de consulter cette présentation, veuillez cliquer ici.
Également, le CRSNG, le CRSH et les IRSC ont mis à jour le Guide d’administration financière des trois organismes. Les règlements régissant les subventions entrent en vigueur le 15 septembre 2011. Pour obtenir un aperçu des modifications, consultez le Sommaire des révisions – Guide d’administration financière des trois organismes de 2011 qui est affiché dans le site Web du CRSNG.
L’Université d’Ottawa a récemment révisé sa structure organisationnelle de gestion afin de mieux servir sa communauté de recherche. Le Sommaire de la nouvelle structure OVPR (anglais seulement) offre une vue d’ensemble de cette structure révisée alors que le document Vue d’ensemble - Rôles et responsabilités parmi les unités opérantes OVPR (anglais seulement) offre plus de détails en ce qui concerne les rôles et responsabilités dans cette nouvelle structure.
Afin de bien appuyer nos gestionnaires et nos chercheurs à bien identifier l’unité / service le mieux adapté à répondre à son besoin, nous avons aussi créé un document décrivant les responsabilités face aux types d’ententes spécifiques.
Les sections et sous-sections suivantes fournissent de l’information importante aux gestionnaires en recherche quant à la gestion de la recherche à l’Université d’Ottawa. De plus, les lecteurs auront la possibilité de consulter la Carte routière en recherche (version anglaise seulement) , de l’information quant au compte de recherche général universitaire et où trouver l'information sur les projets de recherche financés.
Carte routière en recherche:
La présentation PowerPoint qui suit fournit une vue d’ensemble générale des différentes étapes en recherche et en gestion de recherche à l’Université d’Ottawa. Nous vous invitons ainsi à jeter un coup d’œil à la Carte routière en recherche pour en savoir plus.
Principes généraux:
Compte de recherche générale Universitaire:
Le fonds général de recherche sert à couvrir certains coûts reliés aux activités de recherche universitaire du détenteur du fonds/compte.
Comme pour tout compte en fiducie, ces fonds appartiennent à l'Université et sont gardés en fiducie afin que les détenteurs puissent poursuivre leurs activités de recherche et appuyer leur programme de recherche. Les fonds doivent être utilisés d’une manière efficace, raisonnable et judicieuse, et les dépenses doivent être essentielles aux travaux de recherche universitaire du détenteur. Aucun bénéfice personnel au détenteur n’est permis.
Tous les règlements et processus administratifs de l’Université d’Ottawa (p. ex., les règlements portant sur les taux quotidiens et frais de transports pour les déplacements, le règlement portant sur l'accueil, les réceptions, les repas d'affaires et les dépenses imputables aux comptes de l'Université, etc.,) s’appliquent à la gestion de ce fonds.
La décision de déposer une somme dans ce fonds est irrévocable: on ne pourra donc retirer une somme pour en obtenir un bénéfice personnel et/ou en faire une rémunération ou payer des honoraires au détenteur du fonds.
Un chercheur/professeur ne pourra détenir qu’un seul de ces fonds.
Puisque les fonds dans ces comptes sont, de par leur nature, limités et que le renflouement de ces fonds n’est pas assuré :
- Pour toute transaction (salariale ou autre) à être imputé à ce fond, le détenteur doit assurer une disponibilité financière suffisante pour la dépense TOTALE (incluant les engagements si applicable) avant d’imputer la dépense au fonds. Toute dépense excédant le solde disponible au moment de faire la demande sera refusée.
- Tout solde déficitaire sera la responsabilité du détenteur du fonds.
Ce fonds peut contenir:
- Toute somme pouvant provenir de projets de recherche terminés dont le transfert a été autorisé au préalable par l'agence subventionnaire et/ou le Service de gestion de la recherche et/ou le bureau de Valorisation de la recherche et transfert de technologie;
- Toute rémunération additionnelle pour services rendus (au-delà de la charge de travail normale) à laquelle un chercheur aura renoncée selon les procédures établies;
- Toute renonciation à des honoraires professionnels qui sont accordés sous forme de contrat de recherche selon les procédures établies;
- Toute petite contribution non-restreinte de recherche (avec documents d'appui confirmant la contribution non-restreinte) autorisé au préalable par le Service de subventions de recherche et déontologie et/ou le bureau de Valorisation de la recherche et transfert de technologie.
Autres détails administratifs importants:
- Ces comptes accepteront des transactions que s'ils affichent un solde positif;
- Pour toute transaction (salariale ou autre) à être imputé à ce fond, le détenteur doit assurer une disponibilité financière suffisante pour la dépense TOTALE (incluant les engagements si applicable) avant d'imputer la dépense au fonds. Toute dépense excédant le solde disponible au moment de faire la demande sera refusée;
- Tout équipement acheté avec ces fonds deviendra la propriété de l'Université d'Ottawa;
- L'ouverture de ces comptes et le dépôt de fonds sont assujettis aux règles et aux procédures de l'Université
- Toute demande d’ouverture de fonds doit être accompagné d’un formulaire RE dument signé par le détenteur, le directeur ou la directrice du département et par le doyen ou la doyenne de la faculté (ou son délégué) et accompagné d’une courte description des activités (recherche ou académiques) prévues à partir de ce fond.
- Les écritures de journal et les pièces justifiant le versement de nouveaux revenus dans ces comptes à partir d’autres comptes devront aussi être approuvées par le Service de subventions de recherche et déontologie et/ou le bureau de Valorisation de la recherche et transfert de technologie;
- Dans toute situation de renonciation à la rémunération pour services rendus tout transfert dans ces comptes devra être approuvé par le directeur ou la directrice du département et par le doyen ou la doyenne de la faculté (ou son délégué) avant d'obtenir l'approbation finale du Service de gestion de la recherche;
- Les honoraires professionnels accordés à même un contrat de recherche appartiennent à l'Université. Dans toute situation de renonciation de ces montants par le chercheur, tout transfert dans ces comptes de recherche général universitaire devra être approuvé par le directeur ou la directrice du département et par le doyen ou la doyenne de la faculté (ou son délégué) avant d'obtenir l'approbation finale du bureau de Valorisation de la recherche et transfert de technologie, qui, lorsqu’approuvé, effectuera le transfert de fonds;
- Les comptes sont ouverts pour une période initiale de 3 ans renouvelable;
- Lors de départs du détenteur du fonds, tout solde résiduel sera retourné à la faculté d’attache du détenteur.
Admissibilité des dépenses:
Les dépenses imputables à ce type de compte doivent être justifiées en fonction de l’appui à un projet de recherche. Les dépenses doivent être nécessaires à la réussite de l’activité, être raisonnable, et acceptable selon les règlements universitaires
Des lignes directrices sur l’admissibilité de dépenses à même le « Fonds de recherche général» ainsi qu’autres fonds de recherche est disponible au site http://www.sgr.uottawa.ca/subventions/gest_recherche/documents/Eligibility_of_research_expenditures.pdf
Exemples de dépenses admissibles (avec justifications appropriés en fonction du projet de recherche du professeur):
- Assistants de recherche, étudiants;
- Appui administratif pour la gestion de projets de recherche;
- Fournitures et matériaux essentiels à la recherche et localisé à l’université;
- Fournitures de bureau essentiels au projet de recherche, effectué sur le campus de l’université (incluant cartouches d’encre);
- Petit équipement de recherche (dans le contexte du projet, justifié par les objectifs et les besoins du projet soumis) et localisé à l’université;
- Achat d’ordinateurs (incluant les ordinateurs portatifs), de logiciels ou d’autres équipements nécessaire au projet de recherche localisé à l’université;
- Frais des déplacements pour la collecte de données, travaux de recherche collaboratifs, communication de résultats de recherche (via la participation à des conférences ou autres activités de ce type);
- Remboursements de frais de cellulaires, BlackBerry ou autres assistants numériques personnels (pour le chercheur principal, et en son nom personnel, seulement) lorsque justifié démontrant bien la nécessité de l’appareil en fonction des activités de recherche Universitaires;
- Frais des déplacements effectués dans le cadre de conférences de recherche;
Pour toutes les dépenses imputables à ce fonds une brève justification écrite du chercheur en fonction du projet doit être remise au gestionnaire lors de la demande de remboursement ou de paiement. Sans cette justification les demandes ne pourront être traitées par l’université.
Exemples de dépenses non admissibles:
- Rémunération au détenteur du fonds sous toute forme;
- Passeport et/ou les droits exigés pour les services d’immigration.
- Coûts liés à la consommation d’alcool, au divertissement et aux achats personnels (cadeaux).
- Mobilier, équipements, et fournitures pour le bureau à domicile;
- Toute autre dépense entrainant un bénéfice personnel au détenteur.
Où trouver l'information sur les projets de recherche financés
L'accès à l'information relative aux projets de recherche
INFO WEB
- Les professeurs, administrateurs des facultés et départements peuvent consulter INFO WEB afin d'extraire l'information concernant une subvention en particulier ou encore un ensemble de subventions selon des critères bien précis. INFO WEB permet en autre de manipuler les données en format Excel. INFO WEB est mis à jour chaque soir de la semaine il est donc l'outil le plus utile pour la gestion des dossiers de recherche.
Rapports mensuels provenant du bureau du SGR
Vers le 15 de chaque mois, un fichier Excel de toutes les données de recherche des sept dernières années de la base de données corporative (RTIS) est envoyé par le SGR au responsable de la recherche ainsi qu'aux vice-doyens recherche de chacune des facultés et écoles. Généralement, ce rapport contient toutes les données à jour en date du début du mois. Il indique également tout les projets de recherche dont lesquels les professeurs sont Co-chercheurs et qui sont administrés par l'entremise d'une autre faculté/école. Pour ceux qui ont besoin de plus l'information, nous vous recommandons de communiquer avec le bureau du Vice-doyen à la recherche de votre faculté pour obtenir les données pertinentes.
Rapports mensuels provenant du Service des finances
À tous les mois, le Service des finances envoi des rapports financiers de toutes les subventions actives de recherche. Parmi l'information contenue dans ces rapports, vous trouverez les détails des dépenses encourues, les versements/revenus, ainsi que les dates de l'octroi.
Les avis de décisions originales des agences
Lorsque le premier avis de décision est émis par l'agence, cet avis est envoyé au professeur, au Service des finances ainsi qu'au SGR. Cet avis contient habituellement toutes les informations clés concernant la subvention, soit la date de début, de fin, les détails des sommes allouées sur une base annuelle ainsi que la date à laquelle les rapports financiers sont dues à l'agence. Cet avis est envoyé par courriel à tous les intervenants (professeur, finances, faculté), par le SGR.
Vous devriez toujours garder une copie de cet avis dans vos dossiers. Si un changement majeur survient durant la période de la subvention, l'agence peut envoyer un second avis révisé qui sera envoyé aux mêmes intervenants que lors de l'avis original.
Vous avez donc accès à plusieurs sources d'information qui vous permettent de vous tenir à jour sur les subventions et contrats de recherche de vos professeurs. Vous pouvez également communiquer directement avec le Service des finances, le SGR, le VRTT ou le IDS si vous avez besoin de plus d'information concernant un dossier en particulier.
Ressources financières - Nouvelles pour les chercheurs
- Nous vous invitons à consulter la section du site web des Services Financiers réservée spécifiquement aux chercheurs.
